Penubuhan agensi baru merujuk kepada implikasi kajian yang melibatkan pertambahan jumlah agensi di dalam sektor awam. Sebarang cadangan bagi penubuhan sesuatu agensi baru perlu dikemukakan ke Mesyuarat JKTT yang dipengerusikan oleh YBhg. Ketua Setiausaha Negara. Sekiranya diluluskan, ianya akan melibatkan penambahan satu program baru di dalam waran perjawatan.

Penubuhan Pejabat /Cawangan merujuk kepada penubuhan Pejabat /Cawangan yang juga membawa kepada perubahan/ pertambahan program di dalam waran perjawatan.

Kajian Penyusunan Organisasi melibatkan perubahan kepada struktur organisasi sedia ada di sesebuah agensi. Kajian ini memerlukan asas permohonan yang melibatkan penyediaan Pelan Strategik Organisasi atau Langkah Penjenamaan Semula daripada agensi. Kajian ini turut melibatkan perubahan aktiviti/program di dalam waran perjawatan.

Kajian Pengukuhan Perjawatan merupakan kajian yang melibatkan cadangan pewujudan jawatan tambahan/membuat perubahan butiran tanpa melibatkan perubahan struktur organisasi sesebuah agensi. Ia juga tidak meminda kedudukan aktiviti /program di dalam waran perjawatan.

Antara kaedah yang diguna pakai adalah seperti berikut:-

• Relativiti dan Pariti
  Kajian keperluan perjawatan agensi berdasarkan fungsinya melalui perbandingan dengan agensi yang lebih mantap dari segi perjawatan.

• Model
  Satu struktur yang seragam dan lengkap sebagai rujukan dan panduan bagi permohonan perjawatan.

• Wajaran
  Teknik yang menggariskan elemen/ kriteria tertentu yang diberi nilaian/pemberat sebagai asas penetapan sesuatu keputusan.

• Nisbah Perjawatan
  Perkadaran di antara beban tugas dengan jumlah perjawatan yang diperlukan

• Norma Perjawatan
  Piawaian/standard yang digunakan bagi menentukan perjawatan dan struktur organisasi yang diperlukan mengikut fungsi /peranan yang telah ditentukan bagi sesuatu agensi itu.

Antara kaedah utama yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan kajian adalah seperti berikut:

Gred Utama dan Gred Khas tergolong di dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi namun dibezakan mengikut peranan berikut:

• Gred Utama – Jawatan yang menjalankan fungsi pengurusan dan penggubalan dasar. Contoh: Ketua Pengarah di sesebuah Jabatan.
• Gred Khas – Jawatan yang mengiktiraf kepakaran dan pengalaman dalam bidang-bidang khusus, tidak memainkan peranan ataupun menjalankan tugas yang bersifat pengurusan dan strategik. Contoh: Pakar Perubatan di Hospital.

Jawatan Terbuka diwujudkan bagi membolehkan pengisian dibuat oleh mana-mana skim perkhidmatan yang mempunyai kemahiran /kepakaran yang diperlukan dalam menjalankan sesuatu tugas. Ia turut membuka peluang kemajuan kerjaya bagi organisasi yang bersifat tertutup memandangkan pengisian jawatan tersebut adalah bersifat fleksibel. Walau bagaimanapun pewujudan Jawatan Terbuka ini tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan Jawatan. Bagi tujuan pengesahan kenaikan pangkat penyandang, permohonan perlu dikemukakan kepada BPO bagi menukar taraf jawatan tersebut kepada tertutup.

Terdapat dua (2) isu utama di dalam persoalan ini iaitu isu pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan pada gred kenaikan pangkat dan penyelesaian isu gred sisipan di agensi Y.

Isu I (Pengisian Jawatan Pada Gred Kenaikan Pangkat – W48)
Apabila agensi dibekalkan dengan jawatan kenaikan pangkat, Agensi terbabit perlu mengemukakan permohonan kepada BPO menerusi cawangan skim perkhidmatan bagi memohon kelulusan pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan di gred terbabit. Ia bagi memastikan pegawai yang dilantik berkelayakan menikmati faedah persaraan.

Isu II (Ketiadaan Gred Sisipan)
Gred sisipan merujuk kepada lapisan gred bagi sesuatu skim perkhidmatan bagi memberi peluang kemajuan kerjaya kepada penyandang seperti gred 44,48,52 dan 54. Berdasarkan kepada kes di atas, terdapat tiga (3) syor yang boleh dicadangkan kepada Agensi Y iaitu:

• Memfleksikan jawatan sedia ada dengan gred jawatan kenaikan pangkat seperti Akauntan, Gred W41/W44;
• Melaksanakan kenaikan pangkat ke gred sisipan menerusi kaedah Khas Untuk Penyandang iaitu Akauntan. Gred W41 berada di post W48; atau
• Mewujudkan jawatan gred sisipan baru iaitu pewujudan jawatan Akauntan, Gred W44.

Agensi dinasihati agar membuat permohonan perjawatan baharu khususnya pada gred kenaikan pangkat. Kajian bagi pewujudan jawatan di gred kenaikan pangkat tidak akan dipertimbangkan sekiranya tiada pertambahan beban tugas yang setara dengan gred yang dipohon. JPA menerusi BPO juga tidak mengesyorkan kaedah pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) sebagai jalan penyelesaian terhadap isu perjawatan di agensi Badan Berkanun berdasarkan faktor-faktor berikut:

• Kuasa pewujudan jawatan KUP bagi agensi berkanun hanya boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat yang turut diwakili oleh pihak Kementerian Kewangan dan JPA;
• Pewujudan jawatan KUP tanpa justifikasi beban tugas yang setara boleh memberi kesan terhadap mutu produktiviti sesebuah organisasi; dan
• Pewujudan jawatan KUP yang dibuat tanpa pertimbangan yang teliti boleh menyebabkan berlakunya masalah kecacatan struktur di dalam organisasi sesebuah agensi.

Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) hanya akan dibuat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam apabila penyandang telah dinaikkan pangkat dan tidak ada jawatan yang sesuai bagi menampung penyandang tersebut. Di dalam kes di atas, jawatan KUP Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N22 tidak dapat diwujudkan kerana jawatan hakiki penyandang masih pada gred asal walaupun penyandang memangku jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N22.

Agensi dengan saraan diasingkan merujuk kepada agensi berkanun di yang ditubuhkan bawah peruntukan Akta Parlimen/Enakmen Negeri.

• Agensi dengan saraan diasingkan dan dibebaskan
  Agensi dengan saraan diasingkan dan dibebaskan bermaksud agensi bebas menentukan hala tuju organisasi termasuk menguruskan sumber pendapatan, saraan (gaji dan pampasan) dan sumber manusia (perkhidmatan dan perjawatan) tanpa perlu merujuk kepada kelulusan Agensi Pusat seperti JPA. Contoh: Lembaga Urusan Tabung Haji (LUTH), Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).
• Agensi dengan saraan diasingkan tetapi tidak dibebaskan
  Agensi dengan saraan diasingkan tetapi tidak dibebaskan bermaksud agensi masih lagi tertakluk kepada kelulusan Agensi Pusat dalam menentukan urusan perjawatan dan skim perkhidmatan. Satusatunya agensi yang masih terlibat adalah Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)

Di dalam Sistem Saraan Malaysia (SSM), skim perkhidmatan Penolong Pegawai Sains telah menetapkan bahawa syarat lantikan ke jawatan Penolong Pegawai Sains Gred C27 adalah seperti berikut:

• Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T1); atau
• Diploma Sains (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T1); atau
• Diploma Teknologi Makmal (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T5); atau
• Diploma Kimia Industri atau Mikrobiologi (Gaji permulaan pada Gred C27:P1T6).

• Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1373.11 ); atau
• Diploma Sains (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1373.11); atau
• Diploma Teknologi Makmal (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1673.91); atau
• Diploma Kimia Industri atau Mikrobiologi (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1749.12).

Meskipun PDRM dan ATM merupakan sebahagian daripada perkidmatan awam di Malaysia, namun ia merupakan perkhidmatan yang unik kerana ia melibatkan elemen-elemen Arahan dan Kawalan yang lebih ketat dan kompleks berbanding dengan perkhidmatan awam lain. Sehubungan itu, tidak boleh dibuat perbandingan antara perkhidmatan PDRM dan ATM dengan perkhidmatan awam yang lain.

KMP membolehkan Pihak Berkuasa Melantik (PBM) membuat pengambilan dari kalangan calon-calon dengan pelbagai bidang atau peringkat kelayakan akademik. Tujuan utama KMP diwujudkan adalah bagi membolehkan perolehan modal insan yang kompeten dan berprestasi tinggi bagi memenuhi keperluan perkhidmatan awam. Kategori KMP adalah seperti berikut:

• KMP Bidang Akademik atau profesional (cth.: sains, ekonomi, Ahli Penuh Institut Akauntan Malaysia dll.);
• KMP Peringkat Kelayakan Akademik (cth.: Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Sarjana dll.).

Jawatan KUP ialah jawatan yang diwujudkan bagi mengekalkan atau menyesuaikan gred hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan hakiki jawatan yang disandarkan. Jawatan yang diwujudkan itu adalah secara KUP dan akan dimansuhkan sebaik sahaja penyandang meninggalkan jawatan tersebut. Situasi/keadaan yang membolehkan jawatan KUP ini dipohon ialah:

• atas sebab-sebab kepentingan perkhidmatan iaitu:
  • penyandang jawatan tersebut dinaikkan pangkat sedangkan jawatannya tidak dinaik taraf; atau
  • jawatan yang disandang oleh pegawai berkenaan dinaikkan atau diturunkan tarafnya.
• untuk menampung pegawai-pegawai yang mengisi jawatan-jawatan dalam perkhidmatan jumud; atau
• berikutan dengan perubahan dalam dasar perkhidmatan Kerajaan hasil dari penguatkuasaan Surat Edaran JPA Bilangan 12 Tahun 2009-Pelaksanaan Kenaikan Pangkat Pegawai Kumpulan Sokongan Yang Telah Berkhidmat 15 Tahun dan Lebih Dalam Skim Perkhidmatan dan Perkhidmatan Semasa.

Sebagai Bahasa Kebangsaan Malaysia, Bahasa Melayu merupakan medium komunikasi utama di Malaysia. Sehubungan itu, seseorang yang dilantik ke perkhidmatan awam perlu menguasai kemahiran pembacaan, pertuturan dan penulisan dalam Bahasa Melayu supaya beliau boleh berkomunikasi secara berkesan dengan pelanggan. Penentuan tahap dan peringkat kelulusan Bahasa Melayu bagi setiap skim perkhidmatan adalah berdasarkan kepada keperluan perkhidmatan. Tahap kelulusan yang digunapakai adalah sama ada Kepujian atau Lulus manakala peringkat kelulusan adalah sama ada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia (SPM), Penilaian Menengah Rendah (PMR) atau Sijil Rendah Pelajaran (SRP). Namun begitu, bagi skim perkhidmatan yang menetapkan syarat lantikan yang lebih rendah daripada PMR/SRP, syarat Bahasa Melayu yang ditetapkan hanyalah berkebolehan bertutur, membaca dan menulis dalam Bahasa Melayu dengan memuaskan.

Pihak Berkuasa Melantik (PBM) telah dimaklumkan mengenai isu pengambilan bagi jawatan-jawatan kritikal. Keseluruhan aspek mengenai perkara ini akan dikaji bagi memastikan tidak berlaku kekurangan tenaga sektor awam dalam tempoh pembekuan pengambilan ini. Tempoh pembekuan pengambilan baru ini berkuat kuasa mulai 20 Mei 2011 sehingga 31 Ogos 2011. Selepas tempoh berkenaan, proses pengambilan adalah seperti biasa.

• Pengurusan Tertinggi : Gred JUSA C – Turus I;
• Pengurusan dan Profesional : Gred 41 – Gred 54;
• Kumpulan Sokongan Berkelayakan Diploma/STPM : Gred 27 – Gred 40;
• Kumpulan Sokongan Berkelayakan SPM : Gred 17 – Gred 26; dan
• Kumpulan Sokongan Berkelayakan PMR/SRP dan ke bawah: Gred 1 – Gred 16.

Pengiktirafan bagi sesuatu kelayakan akademik boleh disemak melalui laman Portal Unit Pengiktirafan Kelayakan, Bahagian Pembangunan Modal Insan, JPA.

Skim perkhidmatan Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W17 menetapkan syarat lantikan minimum pada SPM di samping dua kelayakan lebih tinggi iaitu Sijil Perdagangan Malaysia dan Sijil Politeknik dalam bidang pengurusan perniagaan atau penyimpan kira-kira. Sehubungan itu, sekiranya pegawai memiliki kelayakan tersebut maka beliau boleh diberikan gaji permulaan yang lebih tinggi daripada P1T1 sepertimana dinyatakan di dalam skim perkhidmatan tersebut. Walau bagaimanapun, oleh kerana kelayakan diploma bukan merupakan syarat lantikan ke jawatan berkenaan, maka pegawai tidak boleh diberikan gaji permulaan lebih tinggi berdasarkan kelayakan diploma yang dimilikinya. Namun begitu, pegawai boleh memohon untuk mengisi jawatan Penolong Akauntan Gred W27 melalui saluran pegawai sedang berkhidmat atau melalui kaedah Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dengan menggunakan kelayakan diploma perakaunan beliau kerana skim perkhidmatan Penolong Akauntan memperuntukkan diploma dalam bidang pengajian perdagangan atau pengajian perakaunan sebagai syarat lantikan ke perkhidmatan tersebut.

Sebarang permohonan untuk penambahan jawatan baru bagi sesebuah jabatan/ agensi perlulah mengambil kira arahan semasa Kerajaan dan melalui kaedah penempatan semula (redeployment) atau secara tukar ganti (trade-off) dengan jawatan sedia ada.

Iklan kekosongan jawatan perlu menyatakan syarat lantikan sepertimana yang ditetapkan oleh sesuatu skim perkhidmatan yang berkenaan. Oleh kerana skim perkhidmatan Pegawai Tadbir tidak menetapkan syarat lantikan khusus dalam bidang tertentu maka Pihak Berkuasa Melantik tidak boleh menetapkan secara khusus bidang-bidang tertentu di peringkat ijazah sarjana muda di dalam iklan jawatan tersebut. Walau bagaimanapun, tapisan secara pentadbiran boleh dibuat terhadap permohonan yang diterima.

Skim perkhidmatan Juruaudio Visual merupakan antara 13 skim perkhidmatan yang terlibat dalam pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2011 – Kelayakan Sijil Kemahiran Malaysia Bagi Maksud Pelantikan Ke Perkhidmatan Awam yang berkuat kuasa mulai 1 Januari 2011. Berdasarkan kepada pekelililng perkhidmatan tersebut, penyandang skim perkhidmatan Juruaudio Visual yang memiliki kelayakan Sijil Kemahiran Malaysia Tahap 2 dan 3 adalah layak diberi pelarasan gaji berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pekeliling perkhidmatan tersebut.

Setiap skim perkhidmatan dalam Perkhidmatan Awam Malaysia sentiasa ditambahbaik dari masa ke semasa selaras dengan keperluan perkhidmatan dan perubahan skop fungsi bidang tugas sesuatu perkhidmatan tersebut. Oleh itu, JPA mengambil perhatian atas permohonan tersebut dan akan mempertimbangkannya sekiranya ada kajian penambahbaikan skim perkhidmatan berkenaan pada masa akan datang.