KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA

 

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 15 TAHUN 2000

 

PERATURAN BAGI MENYENGGARA MAKLUMAT
PERSONEL DAN PERJAWATAN
SEKTOR AWAM

TUJUAN

1.     Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan peraturan-peraturan baru bagi memantapkan pengurusan maklumat personel dan perjawatan sektor awam sebagai persediaan ke arah pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) di bawah aplikasi Kerajaan Elektronik, satu aplikasi perdana Koridor Raya Multimedia.


LATAR BELAKANG

2.     Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1996 (SPP Bil. 5/96) bagi menggalakkan agensi-agensi menggunakan Sistem Pengurusan Maklumat Personel Jabatan yang dibangunkan oleh JPA. Sistem ini yang dikenali sebagai SISPEN bertujuan untuk menyeragamkan data personel dan data perjawatan melalui penyeragaman jenis maklumat, butiran data dan sistem pengkodan yang disenggarakan oleh agensi-agensi dengan yang disenggarakan oleh JPA. Dengan adanya penyeragaman ini, maka pertukaran data di antara agensi-agensi dengan JPA atau sebaliknya dapat dilaksanakan dengan mudah. SISPEN mengandungi enam modul utama iaitu modul personel, cuti, penilaian prestasi, pinjaman kerajaan, perjawatan dan lembaran gaji. Modul personel pula mengandungi maklumat peribadi, perkhidmatan, perumahan, gaji, kelayakan, latihan/kursus, keluarga/anak, pengalaman, kecacatan, tatatertib, harta, peperiksaan, anugerah, elaun, perkhidmatan am dan Kew.8.

3.     Setelah beberapa tahun SPP Bil. 5/96 dikuatkuasakan, pengurusan data personel dan perjawatan sektor awam masih menghadapi masalah seperti penghantaran data dari agensi ke JPA yang tidak mengikut jadual yang ditetapkan, agensi yang tidak menghantar langsung data personel dan perjawatan ke JPA dan agensi-agensi yang tidak menggunakan SISPEN. Dengan itu, JPA tidak dapat menyediakan data personel dan perjawatan sektor awam yang lengkap dan kemaskini terutamanya bagi tujuan perancangan dan pembangunan strategik personel sektor awam.

4.     SPP Bil. 5/96 tidak dapat memenuhi objektifnya kerana kelemahan-kelemahan berikut:-

    1. Definisi agensi dan ketua jabatan yang tidak begitu jelas menyebabkan penyaluran data personel dan perjawatan ke JPA dibuat oleh pelbagai pihak dari pelbagai peringkat;

    2. Pemberian alternatif kepada agensi sama ada hendak menggunakan SISPEN atau sebaliknya agak longgar. Akibatnya agensi yang menggunakan sistem pengurusan data personelnya sendiri (bukan SISPEN) telah mengemukakan butiran data dalam format yang tidak seragam dengan SISPEN; dan

    3. Tarikh penghantaran data ke JPA tidak ditetapkan secara khusus.

 

PERATURAN BARU MENYENGGARA MAKLUMAT
PERSONEL DAN PERJAWATAN SEKTOR AWAM

5.     Bagi memantapkan lagi penyenggaraan maklumat personel dan perjawatan, Pekeliling Perkhidmatan ini menetapkan peraturan-peraturan baru seperti berikut:-
  1. Ketua Setiausaha dan Setiausaha Kerajaan Negeri Sebagai Rujukan Utama
(i) Semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri akan menjadi rujukan utama JPA bagi maklumat personel dan perjawatan agensi-agensi di bawah tanggungjawab masing-masing.
 
(ii) Setiap Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab :-
 
- menerima dan menyelaras data personel dan perjawatan dari semua Jabatan Persekutuan dan Badan Berkanun Persekutuan di bawahnya; dan
 
- mengesahkan kesahihan semua maklumat personel dan perjawatan berkenaan sebelum menghantarnya kepada JPA. Surat penghantarannya hendaklah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian.
 
(iii) Setiausaha Kerajaan Negeri bertanggungjawab :-
 
- menerima dan menyelaras data personel dan perjawatan dari semua Jabatan Negeri, Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan di bawahnya; dan
 
- mengesahkan kesahihan semua maklumat personel dan perjawatan berkenaan sebelum menghantarnya kepada JPA. Surat penghantarannya hendaklah ditandatangani oleh Setiausaha Kerajaan Negeri.
 
(iv) Bagi tujuan ini, Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri boleh melantik Ketua Pegawai Maklumat untuk membantu mereka.
  1. Struktur Penyaluran Data
(i) Semua Jabatan Persekutuan dan Badan Berkanun Persekutuan di bawah sesuatu Kementerian dikehendaki mengemukakan data personel dan perjawatan kepada Ketua Setiausaha Kementerian masing-masing.
 
(ii) Semua Jabatan Negeri, Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan di bawah sesuatu Setiausaha Kerajaan Negeri dikehendaki mengemukakan data personel dan perjawatan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri masing-masing.
  1. Kaedah Penghantaran Data Dan Panduan
    2.

          Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri dikehendaki mengemukakan data personel dan perjawatan ke JPA dalam format berikut:-

   (i) Format SISPEN bagi semua agensi yang menggunakan SISPEN. [Bagi agensi-agensi yang masih belum mempunyai kemudahan komputer hendaklah menggunakan borang PR.JPA2. Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah memastikan data personel dan perjawatan yang diisi di dalam borang tersebut dimasukkan ke dalam SISPEN sebelum mengemukakannya ke JPA]. Bagi membantu agensi-agensi menyenggara data personel dan perjawatan sektor awam, JPA telah menyediakan Panduan Penyenggaraan Data Personel dan Perjawatan SISPEN seperti di Lampiran A.
 
(ii) Agensi yang menggunakan sistem maklumat personel dan perjawatan sendiri hendaklah menggunakan Format Bukan SISPEN seperti di Lampiran B. Bagi membantu agensi-agensi menyenggara data personel dan perjawatan sektor awam, JPA juga telah menyediakan Panduan Penyenggaraan Data Personel dan Perjawatan Bukan SISPEN seperti di Lampiran C.
  1. Media Penghantaran Data
    2.

    Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah mengemukakan data personel dan perjawatan dalam bentuk digital dengan menggunakan disket atau cakera padat atau dihantar melalui emel atau lain-lain cara elektronik ke JPA.

  2. Tempoh dan Tempat Penghantaran
  (i) Data personel dan perjawatan yang telah diselaras dan disahkan oleh Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah dihantar setiap enam bulan iaitu sebelum atau pada 31 Januari (bagi status data pada 31 Disember) dan sebelum atau pada 31 Julai (bagi status data pada 30 Jun).
 
(ii) Data dalam bentuk disket atau cakera padat perlu dihantar kepada :-
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia,
Kompleks JPA,
Jalan Tun Ismail, 50510 Kuala Lumpur.
(Untuk perhatian : Bahagian Pembangunan Organisasi)
Emel : sispen@jpa.gov.my
 

TARIKH KUATKUASA

6.     Pekeliling Perkhidmatan ini adalah berkuatkuasa mulai dari tarikh ia ditandatangani.


PEMBATALAN

7.     Dengan ini Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1978 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1996 dibatalkan. Walau bagimanapun pembatalan ini tidak menghalang agensi yang belum mempunyai kemudahan komputer untuk terus menggunakan borang PR.JPA2. Namun begitu, kelonggaran ini adalah untuk sementara waktu sahaja iaitu sehingga agensi dilengkapkan dengan kemudahan komputer dan menggunakan SISPEN.


PEMAKAIAN

8.     Pekeliling Perkhidmatan ini hendaklah digunapakai oleh semua agensi Perkhidmatan Awam Persekutuan. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, pada keseluruhannya dipanjangkan kepada Perkhidmatan Awam Negeri, Badan Berkanun Persekutuan, Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.



" BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "

(TAN SRI DATO’ SAMSUDIN BIN OSMAN)

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia.

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
KUALA LUMPUR

24 Ogos 2000

 

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Y. B. Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Pihak Berkuasa Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.