Soalan Lazim Yang Selalu Dibangkitkan Dalam Mesyuarat MBJ
Pentadbiran
-
Penilaian: +20
Apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya tarikh lahir pegawai tersilap catat dalam buku perkhidmatan ?
Pegawai boleh memohon kepada Ketua Jabatan dengan mengemukakan Sijil Kelahiran
dan salinan Kad Pengenalan yang disahkan mengikut perenggan 3 & 4, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2002 -
Penilaian: +3
Apakah yang dimaksudkan dengan perkhidmatan kaunter yang berkualiti?
Perkhidmatan kaunter yang berkualiti adalah seperti di Bahagian III perenggan 4, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 10 Tahun 1991 dan Bahagian V perenggan 5.1, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007
-
Penilaian: +11
Adakah menjadi kesalahan sekiranya pegawai meminta orang lain tolong mengetik kad perakam waktu?
Ya seperti di perenggan 2.3, Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981.
-
Penilaian: +12
Siapakah yang perlu menjalani tapisan keselamatan kasar dan tapisan keselamatan halus?
Mengikut Bahagian II perenggan 80, Buku Arahan Keselamatan, (Keselamatan Peribadi), menjelaskan iaitu:-
- Tapisan Kasar ialah proses yang asas digunakan bagi menapis penjawat-penjawat awam yang dikehendaki melihat perkara-perkara terperingkat setakat peringkat sulit; dan
- Tapisan Halus ialah proses yang teliti digunakan bagi menapis penjawat-penjawat awam yang sentiasa dikehendaki melihat perkara
terperingkat Rahsia atau Rahsia Besar.
-
Penilaian: +4
Perlukah pegawai yang dibekalkan dengan pakaian seragam memakai baju batik pada hari yang telah ditetapkan oleh Kerajaan?
Tidak Perlu seperti di perenggan 5, Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2008.
-
Penilaian: +6
Mengapa Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja(FM) perlu disediakan?
MPK dan FM perlu disediakan kerana ia merupakan rujukan utama Jabatan dan individu yang membantu Jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan seperti di perenggan 2 & 3, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.
-
Penilaian: +5
Apakah garis panduan yang boleh membantu pihak pengurusan dan urus setia mesyuarat sesebuah jabatan/organisasi?
Garis panduan mengenainya telah pun dikeluarkan oleh Kerajaan iaitu Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 1991.
-
Penilaian: +4
Bolehkan pegawai yang meletakkan kenderaan di tempat letak kereta berbayar menuntut bayaran letak kereta?
Boleh menurut syarat yang ditetapkan di dalam perenggan 3, Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1992.
-
Penilaian: +7
Apakah tindakan yang perlu diambil kepada kakitangan yang datang lewat ke pejabat tanpa alasan munasabah dan tidak mematuhi waktu bekerja yang telah ditetapkan?
Ketua Jabatan perlu melaporkan ketidakhadiran pegawai tersebut kepada Pihak Berkuasa Tatatertib seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 25, Bahagian III, Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 - Pindaan 2002-P.U.(A) 246.
-
Penilaian: +3
Apakah langkah bagi memastikan pakaian seragam yang dibekalkan Jabatan kepada pegawai adalah berkualiti dan menepati tempoh waktu tempahan?
Kerajaan telah menaikkan kadar bayaran upah jahit pakaian seragam mengikut harga seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 2 (iii), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 2002.
-
Penilaian: +6
Apakah tujuan penyenggaraan aset Jabatan dibuat dan bagaimanakah proses penyenggaraan ini dapat dilakukan?
Penyenggaraan aset bertujuan supaya ia mematuhi undang-undang, peraturan dan prosedur seperti yang ditetapkan di perenggan 19 hingga 22, Bab D, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. Proses penyenggaraan dapat dilakukan mengikut garis panduan yang dinyatakan di perenggan 10.7, Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian X, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +7
Apakah yang perlu dilakukan terhadap aset/ peralatan pejabat yang tidak boleh digunakan/ tidak diperlukan?
Dilupuskan mengikut perenggan 10.10, Bahagian X Pelupusan, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007. Kaedah pelupusan adalah seperti yang tercatat pada perenggan 23 hingga 36, Bab E Pelupusan,
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. -
Penilaian: +10
Apakah tindakan yang perlu diambil bagi memudahkan Pengawal Keselamatan membezakan pegawai Jabatan dengan orang luar/ pelawat?
Tindakan perlu diambil mengikut peraturan seperti yang tercatat di perenggan 25, Bahagian IV, Buku Arahan Keselamatan.
-
Penilaian: +9
Apakah faedah yang diperolehi dari pelaksanaan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) di sesebuah Jabatan?
Faedah yang diperolehi seperti di perenggan 6, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 7 Tahun 1991.
-
Penilaian: +6
Apakah yang dimaksudkan dengan aset alih?
Seperti di perenggan 3, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +3
Agensi manakah yang perlu dirujuk sekiranya Jabatan ingin melupuskan aset secara hadiah?
Perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, Perenggan 15, Bab E, 33.9.
-
Penilaian: +5
Dimanakah dokumen-dokumen terperingkat perlu disimpan?
Mengikut perenggan 58, Buku Arahan Keselamatan, (Keselamatan Dokumen), menjelaskan iaitu:-
- Dokumen terperingkat Rahsia Besar hendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Dokumen-dokumen yang di dalam tindakan penjawat-penjawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tetapi jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen-dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi;
- Dokumen terperingkat Rahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat Rahsia Besar atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci;
- Dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.
-
Penilaian: +6
Bolehkah seseorang pegawai Kerajaan melihat Buku Rekod Perkhidmatannya?
Boleh seperti di Bahagian II perenggan 2.4 (d) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +2
Berapa bahagiankah tatacara pengurusan Aset Hidup Kerajaan?
Mengikut perenggan 3, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2008, Aset Hidup Kerajaan terbahagi kepada tiga (3) bahagian iaitu:-
- Pengurusan Aset Hidup Ikan;
- Pengurusan Aset Hidup Haiwan; dan
- Pengurusan Aset Hidup Tumbuhan.
-
Penilaian: +2
Apakah yang dimaksudkan dengan espionaj?
Buku Arahan Keselamatan Bahagian II, perenggan 8, menjelaskan espionaj ialah kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah di sisi undang-undang bagi tujuan-tujuan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan-kepentingan Malaysia.
-
Penilaian: +2
Agensi manakah yang boleh meluluskan hapus kira untuk semua kehilangan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT?
Perbendaharaan Malaysia yang boleh meluluskan hapus kira seperti di perenggan 38.I (b) Bab F, Kehilangan dan Hapus Kira, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +2
Bolehkah Bilik Rekod digunakan sebagai tempat untuk merokok, makan dan minum?
Tidak Boleh seperti di perenggan 8.6, Bahagian VIII, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +1
Apakah ciri-ciri yang perlu dimiliki oleh seorang Pegawai Khidmat Pelanggan?
Pegawai Khidmat Pelanggan perlu memiliki ciri-ciri seperti di perenggan 13, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2005.
-
Penilaian: +4
Apakah tindakan yang perlu dilakukan sekiranya anak kunci keselamatan hilang dari simpanan?
Buku Arahan Keselamatan Bahagian VI, perenggan 32 dan 33 menjelaskan tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:-
- Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Laporan tersebut hendaklah mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.
- Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.
-
Penilaian: +0
Mengapa pemeriksaan aset perlu dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun?
Tujuannya adalah seperti di perenggan 18.2, (a) hingga (c) Bab C – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Pekeliling Perbendaharan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +1
Apakah tindakan yang perlu diambil oleh Jabatan bagi mencegah kebakaran?
Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan seperti di perenggan 1.21 (a) hingga (e), Bahagian I, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +0
Bolehkah Jabatan meluluskan pelupusan aset yang nilai asalnya tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000?
Boleh seperti di perenggan 25.2, (a) Bab E – Pelupusan, Pekeliling Perbendaharan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +0
Apakah tindakan yang perlu dilakukan sekiranya kandungan sesuatu fail melebihi 100?
Fail tersebut perlu ditutup dan fail baru perlu dibuka seperti di perenggan 7.9, Bahagian VII, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +1
Berapa lamakah tempoh yang membolehkan pegawai kerajaan menuntut elaun perpindahan dari rumah yang disewa ke rumah sendiri yang dibeli melalui skim pinjaman perumahan Kerajaan?
Tempoh yang dibenarkan ialah tidak lewat daripada 3 bulan selepas tarikh perpindahan seperti di perenggan 3.2 (iii), Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1989. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007.
-
Penilaian: +1
Apakah yang dimaksudkan dengan Pencen Hilang Upaya?
Pencen hilangupaya ialah seperti yang dijelaskan di perenggan 17 (1) dan (2), Akta Pencen 1980 (Akta 227).
-
Penilaian: +2
Siapakah yang dimaksudkan sebagai ‘anak’ bagi maksud rawatan percuma yang boleh diberikan kepada keluarga seseorang pegawai?
Tafsiran anak bagi maksud ini adalah seperti di perenggan I (iii), Perintah Am Bab F.
