Rabu, 24 April 2019
18 Sya'aban 1440
A- A A+

Terma dan Takrifan

 

TERMA

TAKRIFAN

1.

KEMENTERIAN

Mengikut Pekeliling Am Bil. 2/82, Kementerian adalah organisasi yang diwujudkan untuk menggubal dasar, merancangkan program-program dan melaksanakannya di bawah arahan dasar seorang menteri;

2.

KEMENTERIAN BERSEPADU

Kementerian Bersepadu ialah kementerian di mana unit/ bahagian yang tidak mempunyai kuasa tersendiri dari segi urusan pentadbiran, kewangan dan ketua unit/ bahagian itu tidak menjadi pegawai pengawal di dalam urusan kewangan. Contoh Kementerian Bersepadu ialah Kementerian Kesihatan, Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Pertahanan.

3.

KEMENTERIAN TIDAK BERSEPADU

Kementerian Tidak Bersepadu ialah kementerian yang salah satu unit/ bahagiannya menjalankan fungsi-fungsi bersendiri dari segi urusan pentadbiran, kewangan dan kakitangan dan ketua unit/ bahagian itu adalah menjadi pegawai pengawal dalam urusan kewangannya. Contoh Kementerian Tidak Bersepadu ialah Kementerian Kewangan, Kementerian Pengangkutan dan Kementerian Dalam Negeri.

4.

JABATAN

Dari segi susunan pentadbiran, jabatan adalah merupakan agensi pelaksana bagi sebuah kementerian atau pentadbiran negeri.

5.

PERBADANAN AWAM (PUBLIC CORPORATIONS)

Perbadanan-perbadanan awam (public corporations) atau agensi-agensi separa kerajaan (semi-government agencies) adalah ditubuhkan di bawah undang-undang, sama ada diluluskan oleh Parlimen atau Dewan Undangan Negeri. Misalnya, Majlis Amanah Rakyat (MARA) ialah sebuah Badan Berkanun Persekutuan dan Perbadanan Kemajuan/ Pembangunan Ekonomi Negeri ialah sebuah Badan Berkanun Negeri.

6.

BADAN-BADAN BERKANUN

Badan-badan berkanun adalah sebuah agensi separa kerajaan yang ditubuhkan di bawah peruntukan sesebuah Akta Parlimen atau Enakmen Dewan Undangan Negeri.

7.

BADAN-BADAN TIDAK BERKANUN

Badan-Badan Tidak Berkanun ialah Syarikat-Syarikat Kerajaan yang ditubuhkan di bawah Akta Syarikat 1965 (Akta 125). Badan-badan ini adalah bersifat dan beroperasi sebagai syarikat perniagaan yang biasa, hanya dari segi hak milik sahaja dipunyai oleh Kerajaan.

8.

PIHAK BERKUASA TEMPATAN / PENGUASA TEMPATAN

Berdasarkan Akta Kerajaan Tempatan 1976 Akta 171), Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau Kerajaan Tempatan ditafsirkan sebagai mana-mana Majlis Bandaraya, Majlis Perbandaran atau Majlis Daerah, mengikut mana-mana berkenaan, dan berhubungan dengan Wilayah Persekutuan ertinya Datuk Bandar Kuala Lumpur yang dilantik di bawah seksyen 4 Akta Ibu Kota Persekutuan 1960 [Akta 190].

9.

PROGRAM

Di dalam konteks Sistem Perbelanjaan Berasaskan Outcome, program didefinisikan sebagai pengkelasan kerja yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi untuk mencapai matlamatnya. Ia mewakili bidang kerja sesebuah agensi dan biasanya terdiri daripada sejumlah aktiviti di bawah setiap bidang program.

10.

AKTIVITI

Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2012 aktiviti adalah satu set tugas operasi yang membentuk sesebuah program yang perlu dilaksanakan untuk menghasilkan outcome / output.

11.

SUB AKTIVITI

Sub Aktiviti ialah satu operasi yang khusus di dalam sesebuah aktiviti yang bersama dengan sub aktiviti lain yang diletakkan di bawah aktiviti yang sama dapat membantu pencapaian matlamat aktiviti berkenaan.

12.

CARTA ORGANISASI

Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, sub aktiviti dan juga gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi.

Carta organisasi juga dapat menunjukkan garis tanggungjawab (lines of responsibility) skop dan bidang kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.

13.

CARTA FUNGSI

Carta fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh sesebuah Organisasi.

14.

WARAN PERJAWATAN

Waran Perjawatan ialah satu dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia di bawah Akta Prosedur Kewangan 1957 [Seksyen 15(3)] bagi tujuan untuk meluluskan sesuatu perubahan kepada Senarai Perjawatan Tahunan yang digunakan oleh semua kementerian dan jabatan kerajaan.

15.

SURAT KUASA PERJAWATAN (SKP)

SKP pada dasarnya adalah sama dengan Waran Perjawatan. SKP dikeluarkan untuk memberikan kebenaran kepada badan-badan berkanun Persekutuan/Negeri, kerajaan negeri dan penguasa-penguasa tempatan untuk mengubah senarai jawatan di peringkat masing-masing. Ia dikeluarkan oleh Perbendaharaan mengikut perkara 112 Perlembagaan serta surat arahan Perkhidmatan Awam Bil.JPA 3423/Bhg. 7/Jld. 2/48A & B

16.

TARIKH KUATKUASA

Tarikh kuatkuasa ialah satu tarikh yang ditentukan bagi menguatkuasakan apa-apa perubahan pada senarai perjawatan sedia ada berdasarkan kepada perkara-perkara berikut:

  1. Peruntukan akta;
  2. Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri; dan
  3. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa yang berkenaan.

17.

SENARAI PERJAWATAN

Senarai Perjawatan adalah satu senarai yang mengandungi butir-butir lanjut mengenai aspek-aspek perjawatan seperti berikut:

  • Maksud Bekalan;
  • Pegawai Pengawal;
  • Butiran / Program / Aktiviti / Jawatan;
  • Tajuk Program / Aktiviti / Jawatan;
  • Gelaran jawatan;
  • Skim Perkhidmatan;
  • Gred Jawatan;
  • Kod Gaji;
  • Kod Skim Perkhidmatan;
  • Bilangan Jawatan;
  • Taraf / Jenis Jawatan;
  • Kenyataan; dan
  • Jumlah perjawatan mengikut Bekalan/Program/Aktiviti.

18.

KENAIKAN GRED JAWATAN

Kenaikan gred jawatan ialah perubahan gred hakiki jawatan kepada yang lebih tinggi berikutan dengan peningkatan kompleksiti tugas, tanggungjawab dan perubahan dasar yang memerlukan kemahiran dan pengalaman yang lebih tinggi.

19.

PENURUNAN GRED JAWATAN

Penurunan gred jawatan merupakan perubahan gred jawatan daripada yang tinggi kepada yang rendah berikutan dengan pengurangan kompleksiti tugas dan tanggungjawab.

20.

PERMOHONAN 'AD-HOC'

Permohonan 'Ad-Hoc' ialah permohonan perjawatan yang dibuat oleh agensi-agensi Kerajaan di luar proses Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Tahunan. Permohonan 'Ad-Hoc' ini biasanya dikemukakan oleh agensi pelaksana samaada hendak melaksanakan arahan Kabinet, penyusunan semula organisasi dan kenaikan gred jawatan Kumpulan 'A' di mana permohonan ini tidak sempat atau tidak sesuai dipertimbangkan di dalam Anggaran Belanjawan Tahunan.

21.

JAWATAN BARU

Jawatan baru ialah jawatan yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi di mana jawatan seperti itu belum pernah diwujudkan lagi. Pada kebiasaannya tambahan bilangan jawatan ini diwujudkan berdasarkan kepada terdapatnya pertambahan beban tugas di dalam organisasi berkenaan.

22.

JAWATAN JUMUD

Jawatan jumud ialah jawatan di bawah skim-skim perkhidmatan yang tidak dipakai lagi dan dimansuhkan apabila jawatan tersebut kosong.

23.

JAWATAN TERAPUNG

Jawatan terapung ialah satu kumpulan jawatan yang terdiri daripada beberapa gred jawatan di dalam skim perkhidmatan yang sama dalam sesebuah organisasi yang taburannya atau penempatannya tidak ditentukan. Jawatan ini diwujudkan bagi memberikan kelonggaran kepada ketua sesebuah organisasi bagi menempatkan pegawai untuk melaksanakan perkhidmatan masing-masing.

24.

JAWATAN TERBUKA

Jawatan terbuka adalah jawatan yang tetap dan grednya telah ditentukan, namun pengisiannya tidak ditentukan untuk skim perkhidmatan yang khusus. Pengisiannya boleh dibuat dari mana-mana skim perkhidmatan yang diputuskan oleh pihak tertentu. Jawatan ini diwujudkan untuk membolehkan agensi pelaksana mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berkelayakan dan sesuai untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dalam sesuatu jangka masa. Jawatan ini tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan.

25.

JAWATAN TETAP

Jawatan tetap adalah jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi tempoh 10 tahun. Jawatan jenis ini adalah yang terbanyak sekali diwujudkan dan ia diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak.

26.

JAWATAN SEMENTARA

Jawatan jenis ini adalah bertaraf sementara. Jawatan ini diwujudkan hanya untuk melaksanakan sesuatu tugas yang tidak berlanjutan dan untuk projek pembangunan yang boleh dijangka tamatnya. Jawatan ini boleh diisi oleh pegawai sementara secara perlantikan sementara, oleh pegawai kontrak secara lantikan kontrak dan oleh pegawai tetap secara pertukaran sementara. Jawatan-jawatan ini akan dimansuhkan setelah tugas dan projek tersebut selesai.

27.

JAWATAN TAMBAHSENTARA

Jawatan tambahsentara adalah jawatan 'reserve' yang tidak mempunyai tugas (non-functioal) dan boleh dianggap sebagai jawatan 'dummy/token'. Fungsinya semata-mata hendak menyangkutkan pegawai yang berada buat sementara di luar garisan perkhidmatannya, kerana telah dipinjamkan ke badan berkanun/ antarabangsa atau ditukarkan sementara ke jawatan yang bukan kader kepada perkhidmatannya yang asal dengan tujuan memelihara hak-hak pencen serta perkhidmatan pegawai tersebut di dalam perkhidmatan asal beliau. Jawatan tambahsentara juga hendaklah diwujudkan untuk pegawai yang telah diluluskan cuti belajar atau cuti tanpa gaji yang panjang yakni jika beliau tidak dimasukkan mengisi jawatan simpanan latihan khususnya di agensi-agensi tertutup. Jawatan hakiki yang dikosongkan itu boleh diisi oleh pegawai sementara secara perlantikan sementara, oleh pegawai kontrak secara lantikan kontrak dan oleh pegawai tetap secara pertukaran sementara. Jawatan tambahsentara hendaklah ditunjukkan di dalam Senarai Perjawatan Tahunan jabatan masing-masing dan dicatatkan juga tempoh pemergian pegawai yang berkenaan.

28.

JAWATAN KHAS UNTUK PENYANDANG

Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) ialah jawatan yang diwujudkan bagi mengekalkan atau menyesuaikan gred hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan gred hakiki jawatan yang disandarkan. Jawatan yang diwujudkan itu adalah KUP sahaja dan akan dihapuskan sebaik sahaja penyandangnya meninggalkan jawatan tersebut. Ia diwujudkan dalam keadaan berikut: -

  1. Untuk menampung pegawai-pegawai yang mengisi jawatan-jawatan dalam perkhidmatan yang jumud;
  2. Atas sebab-sebab kepentingan perkhidmatan, iaitu setelah:
  • Penyandang jawatan tersebut dinaikkan pangkat sedangkan jawatannya tidak dinaikkan taraf; atau
  • Jawatan yang disandang oleh pegawai berkenaan dinaikkan atau diturunkan tarafnya.

29.

JAWATAN SIMPANAN LATIHAN

Jawatan simpanan latihan adalah jawatan yang diwujudkan untuk penghantaran pegawai melanjutkan pelajaran atau mengikuti latihan apabila bilangan pegawai yang dihantar adalah ramai. Jangka waktu bagi latihan tersebut sekurang-kurangnya ialah setahun dan skim latihan itu adalah terancang dan berterusan.

30.

JAWATAN KADER

Jawatan kader adalah satu jawatan yang diwujudkan di sesebuah kementerian/ jabatan berdasarkan keperluan tetapi pengisiannya adalah dilakukan oleh ketua perkhidmatan jawatan berkenaan yang bukan dari kementerian/ jabatan tersebut. Misalnya jawatan Jururawat diwujudkan sebagai jawatan kader di Jabatan Orang Asli tetapi ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah Kesihatan. Pewujudan jawatan kader digunakan bagi tujuan mengelakkan wujudnya perkhidmatan-perkhidmatan kecil tertutup di sesebuah organisasi.

31.

JAWATAN KUMPULAN

Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan pegawai berkenaan sementara menunggu penempatan yang sesuai.

32.

GRED HAKIKI JAWATAN

Gred hakiki jawatan ialah sesuatu peringkat /kedudukan pangkat yang sebenar yang telah ditetapkan untuk sesuatu jawatan berdasarkan kepada sesuatu skim perkhidmatan.

33.

GELARAN JAWATAN (nomenclature)

Gelaran jawatan ialah panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan-jawatan yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam melaksanakan aktivitinya. Tajuk jawatan ini dapat menentukan hubungan tinggi rendah jawatan dalam organisasi tersebut dan kepada jawatan manakah ia bertanggungjawab dan jawatan-jawatan yang dipertanggungjawabkan kepadanya.

34.

BUTIRAN

Butiran di dalam Senarai Perjawatan ialah angka petunjuk bagi menerangkan kedudukan jawatan di dalam sesuatu aktiviti/program atau organisasi secara keseluruhannya. Angka ini ditulis dalam kandungan dan mengikut susunan bermula daripada jawatan-jawatan dengan gred tertinggi ke gred yang terendah bagi sesebuah program/ aktiviti.

35.

PENYUSUNAN SEMULA

Perubahan struktur dan fungsi sesebuah organisasi yang melibatkan perubahan sama ada objektif, hala tuju, peranan, visi atau misi sesebuah organisasi.

36.

PENGUKUHAN PERJAWATAN

Ciri-ciri permohonan pengukuhan perjawatan adalah seperti berikut:

  1. Pewujudan pejabat di peringkat daerah/ cawangan baharu;
  2. Penubuhan bahagian/ cawangan/ unit/ seksyen baharu di sesebuah organisasi; dan
  3. Pewujudan/ pemansuhan/ agihan jawatan di bahagian/cawangan/ unit/ seksyen sedia ada yang tidak melibatkan perubahan struktur organisasi.

37.

PENUBUHAN AGENSI BARU

Pewujudan sesebuah agensi sektor awam berikutan keputusan Kerajaan.

38.

PELANTIKAN DI BAWAH OS29000

Pelantikan yang tidak mengisi mana-mana jawatan kosong tetapi mendapat persetujuan BPO, JPA dan Pejabat Belanjawan Negara, Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu. Jika pelantikan dibenarkan, emolumen pegawai hendaklahdibayar di bawah peruntukan OS 29000.

39.

DESKRIPSI KERJA /TUGAS (JOB DESCRIPTION)

Deskripsi kerja ialah satu ringkasan yang memberi gambaran yang menjelaskan jenis kerja dan tugas harian yang dijalankan oleh sesuatu jawatan tersebut.

4.0

SPESIFIKASI KERJA /TUGAS (JOB SPECIFICATION)

Spesifikasi kerja/ tugas ialah satu penerangan am mengenai peranan jawatan, jenis tugas, kelayakan, pengalaman serta tanggagaji yang ditetapkan bagi jawatan itu dengan tujuan untuk mendapatkan penyandang-penyandang yang layak bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab bagi jawatan tersebut.

4.1

BEBAN TUGAS

Beban tugas ialah satu kumpulan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan dan perlu dilaksanakan pada tahap prestasi yang diharapkan mengikut penghuraian kerja sesuatu jawatan.

42.

KOMPLEKSITI TUGAS

Ditakrifkan sebagai tahap kerumitan bagi melaksanakan sesuatu tugas. Kerumitan ini mungkin disebabkan oleh jenis tugas itu sendiri, keperluan-keperluan yang dimestikan bagi melaksanakan sesuatu tugas, kerjasama dan bantuan yang diperlukan untuk melaksanakannya, peralatan yang digunakan serta kemahiran yang diperlukan. Kebiasaanya kompleksiti tugas dikenal pasti melalui kaedah perbandingan.

43.

JAWATAN GRED KHAS

SSB juga mewujudkan Jawatan-Jawatan Gred Khas sebagai pengiktirafan tahap kepakaran dan pengalaman penyandang. Jawatan-jawatan ini tidak bersifat pengurusan ataupun strategik.

 

Penstrukturan Semula/ Pewujudan Jawatan


  1. Keputusan/ Arahan Kerajaan
  2. Perubahan Misi, Visi dan Objektif Agensi (jika berkaitan)
  3. Perubahan Perundangan/Peraturan (jika ada)
  4. Perubahan Teknologi
  5. Pertambahan/pengurangan beban tugas/skop
  6. Perubahan Kompleksiti tugas
  7. Pewujudan Norma Perjawatan (jika berkaitan)
  8. Aplikasi Model Perjawatan (jika berkaitan)
  9. Perbandingan dengan agensi/jawatan setanding
  10. Maklumat Tambah Statistik untuk 5 tahun terakhir
 
  1. Perlembagaan Persekutuan, Perkara 112.
  2. Perlembagaan Persekutuan, Perkara 132.
  3. Akta Acara Kewangan, Seksyen 15(3), 1957.
  4. Akta Tugas-Tugas Menteri 1969.
  5. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan )2012, Perkara 5.
 

Menyelesaikan kajian penyusunan semula organisasi dan pengukuhan perjawatan seperti berikut:

  1. proses rundingan dilaksanakan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh surat permohonan diterima;
  2. kertas permohonan yang lengkap perlu dikemukakan oleh agensi dalam tempoh 1 minggu selepas rundingan selesai; dan
  3. kertas permohonan yang lengkap dijadualkan untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO) dalam tempoh 2 minggu selepas permohonan diterima.
 
  1. Puan Syafini Binti Samsudin
    03-88854071
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
  2. Encik Mohd Arshad bin Awang
    03-88854239
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
  3. Encik Mohd Azri bin Baihakki
    03-88854857
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
 

Seperti di Lampiran 1 (hanya untuk permohonan perjawatan)