1.     

Kementerian

Kementerian adalah organisasi yang diwujudkan untuk menggubal dasar, merancangkan program dan melaksanakannya di bawah arahan seorang menteri.

2.     

Jabatan

Jabatan adalah agensi pelaksana bagi sebuah kementerian atau pentadbiran negeri.

3.     

Pihak Berkuasa Tempatan/ Penguasa Tempatan

Berdasarkan Akta Kerajaan Tempatan 1976 Akta 171), Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau Kerajaan Tempatan ditafsirkan sebagai mana-mana Majlis Bandaraya, Majlis Perbandaran atau Majlis Daerah, mengikut mana-mana berkenaan, dan berhubungan dengan Wilayah Persekutuan ertinya Datuk Bandar Kuala Lumpur yang dilantik di bawah seksyen 4 Akta Ibu Kota Persekutuan 1960 [Akta 190].

4.     

Program

Dalam konteks Sistem Perbelanjaan Berasaskan Outcome, program didefinisikan sebagai pengkelasan kerja yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi untuk mencapai matlamatnya. Ia mewakili bidang kerja sesebuah agensi dan biasanya terdiri daripada sejumlah aktiviti di bawah setiap bidang program.

5.     

Aktiviti

Satu set tugas operasi yang membentuk sesebuah program yang perlu dilaksanakan untuk menghasilkan outcome/ output.

6.     

Sub Aktiviti

Sub Aktiviti ialah satu operasi yang khusus di dalam sesebuah aktiviti yang bersama dengan sub aktiviti lain yang diletakkan di bawah aktiviti yang sama dapat membantu pencapaian matlamat aktiviti berkenaan.

7.     

Carta Organisasi

Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, sub aktiviti dan juga gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi.
Carta organisasi juga dapat menunjukkan garis tanggungjawab (lines of responsibility) skop dan bidang kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.

8.     

Carta Fungsi

Carta fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.

9.     

Waran Perjawatan

Dokumen perundangan yang memberi kuasa bagi mewujudkan menambah atau mengurangkan bilangan jawatan awam atau mengubah tangga gaji gred jawatan yang diperuntukkan di bawah sesuatu Maksud Perbelanjaan Anggaran Persekutuan dan seterusnya membenarkan bayaran gaji/ imbuhan dibuat.

Rujukan : Buku MOF dan Buku Panduan Perakuan Perjawatan 2020

10.  

Surat Kelulusan Perjawatan (SKP)

Dokumen yang memperakukan perubahan jawatan awam (pewujudan/ pertambahan/ pengurangan jawatan) yang diperuntukkan di bawah sesuatu Maksud Perbelanjaan Anggaran Persekutuan kepada Badan-badan Berkanun Persekutuan dan Maksud Perbelanjaan Negeri kepada Kerajaan Negeri/ Badan-badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Rujukan : Buku MOF

11.  

Tarikh Kuat Kuasa

Tarikh kuat kuasa ialah tarikh yang ditentukan bagi menguatkuasakan perubahan terhadap waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan, berdasarkan kepada undang-undang perbekalan serta keputusan Mesyuarat Kabinet dan mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan.

Pindaan pada takrifan sedia ada.

12.  

Senarai Perjawatan Persekutuan

Senarai yang mengandungi butir-butir lanjut mengenai bilangan jawatan yang diluluskan dan ditunjukkan di bawah emolumen bagi Kementerian-kementerian dan Jabatan-jabatan dalam Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi sesuatu tahun.

Rujukan : Buku MOF

13.  

Kenaikan Gred Jawatan

Kenaikan gred jawatan ialah perubahan gred hakiki jawatan kepada yang lebih tinggi berikutan dengan peningkatan kompleksiti tugas, tanggung jawab dan perubahan dasar yang memerlukan kemahiran dan pengalaman yang lebih tinggi.

14.  

Penurunan Gred Jawatan

Penurunan gred jawatan merupakan perubahan gred jawatan daripada yang tinggi kepada yang rendah berikutan dengan pengurangan kompleksiti tugas dan tanggungjawab.

15.  

Jawatan Baharu

Jawatan Baharu ialah jawatan yang baharu diwujudkan dalam sesuatu program/ aktiviti yang mana jawatan tersebut belum pernah diwujudkan lagi.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan 2013

16.  

Jawatan Jumud

Jawatan jumud ialah jawatan di bawah skim-skim perkhidmatan yang tidak dipakai lagi dalam skim perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa dan akan dimansuhkan apabila jawatan tersebut kosong.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

17.  

Jawatan Terbuka

Jawatan terbuka adalah jawatan tetap dan grednya telah ditentukan, namun pengisiannya tidak ditentukan untuk skim perkhidmatan yang khusus. Pengisiannya boleh dibuat dari mana-mana skim perkhidmatan yang diputuskan oleh pihak tertentu. Jawatan ini diwujudkan untuk membolehkan agensi pelaksana mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berkelayakan dan sesuai untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dalam sesuatu jangka masa. Jawatan ini tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

18.  

Jawatan Tetap

Jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang berpanjangan di mana peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam senarai perjawatan. Jawatan ini merupakan jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi tempoh 10 tahun. Jawatan jenis ini diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak.

Rujukan : Buku MOF

19.  

Jawatan Sementara

Jawatan yang diwujudkan untuk menjalankan sesuatu fungsi bagi suatu tempoh yang tertentu di mana peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam senarai perjawatan.

Rujukan : Buku MOF

20.  

Jawatan Tambah Sentara

Jawatan tambah sentara adalah jawatan 'reserve' yang tidak mempunyai tugas (non-functional) dan boleh dianggap sebagai jawatan 'dummy/token'. Fungsinya semata-mata hendak menyangkutkan pegawai yang berada buat sementara di luar garisan perkhidmatannya, kerana telah dipinjamkan ke badan berkanun/ antarabangsa atau ditukarkan sementara ke jawatan yang bukan kader kepada perkhidmatannya yang asal dengan tujuan memelihara hak-hak pencen serta perkhidmatan pegawai tersebut dalam perkhidmatan asal beliau.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

21.  

Jawatan Khas Untuk Penyandang

Jawatan yang diwujudkan bagi mengekal atau menyesuaikan gred jawatan dan/atau skim perkhidmatan hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan gred hakiki jawatan dan/atau skim perkhidmatan yang disandarkan.

Jawatan KUP diwujudkan dalam keadaan berikut:

1. Untuk menampung pegawai-pegawai yang mengisi jawatan-jawatan dalam skim perkhidmatan yang jumud;
   
   
2. Atas sebab-sebab kepentingan perkhidmatan iaitu setelah:

·         Penyandang jawatan tersebut dinaikkan pangkat sedangkan jawatannya tidak dinaikkan taraf; atau

·         Jawatan yang disandang oleh pegawai berkenaan dinaikkan atau diturunkan tarafnya.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

22.  

Jawatan Simpanan Latihan

Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota yang melanjutkan pelajaran atau mengikuti kursus melibatkan tempoh belajar/ kursus sekurang-kurangnya selama satu (1) tahun.

23.  

Jawatan Kader

Jawatan yang diwujudkan di sesebuah kementerian/ jabatan berdasarkan keperluan, namun pengisiannya dilakukan oleh Ketua Perkhidmatan jawatan berkenaan yang bukan dari kementerian/ jabatan tersebut. Sebagai contoh, Jawatan Jurutera yang ditempatkan di Kementerian Pembangunan Luar Bandar (KPLB) atas keperluan kepakarannya tetapi ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah Jabatan Kerja Raya. Pewujudan jawatan kader digunakan bagi tujuan mengelakkan wujudnya perkhidmatanperkhidmatan kecil tertutup di sesebuah organisasi.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

24.  

Jawatan Kumpulan

Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan pegawai berkenaan sementara menunggu penempatan yang sesuai.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan Tahun 2020

25.  

Gred Hakiki Jawatan

Gred hakiki jawatan ialah gred jawatan sepertimana di dalam waran perjawatan yang ditetapkan untuk sesuatu jawatan berdasarkan fungsi dan tanggungjawab yang akan dilaksanakan oleh penyandang jawatan tersebut.

26.  

Gelaran Jawatan Nomenclature

Gelaran jawatan ialah panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan-jawatan yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam melaksanakan aktivitinya. Ia dapat menentukan hubungan antara jawatan-jawatan yang terdapat dalam organisasi tersebut dan juga fungsi serta tanggungjawab yang dipertanggungjawabkan.

Rujukan : Buku MOF (tambah baik)

27.  

Butiran

Butiran merupakan petunjuk yang menjadi rujukan untuk melakukan sebarang pindaan/ perubahan dalam senarai perjawatan. Ia menerangkan kedudukan jawatan dalam sesuatu aktiviti/ program dan susunan bermula daripada jawatan gred tertinggi ke gred yang terendah dalam sesebuah program/ aktiviti.

Rujukan : Buku Panduan Perakuan Perjawatan 2013 (tambah baik)

28.  

Penyusunan Semula

Perubahan struktur dan fungsi sesebuah organisasi yang melibatkan perubahan sama ada objektif, hala tuju, peranan, visi atau misi sesebuah organisasi.

29.  

Pengukuhan Perjawatan

Ciri-ciri permohonan pengukuhan perjawatan adalah seperti berikut:

1. Pewujudan pejabat di peringkat daerah/ cawangan baharu;
2. Penubuhan bahagian/ cawangan/ unit/ seksyen baharu di sesebuah organisasi; dan
3. Pewujudan/ pemansuhan/ agihan jawatan di bahagian/cawangan/ unit/ seksyen sedia ada yang tidak melibatkan perubahan struktur organisasi.

30.  

Penubuhan Agensi Baharu

Pewujudan sesebuah agensi sektor awam berikutan keputusan Kerajaan.

31.  

Pelantikan Di Bawah OS29000

Pelantikan yang tidak mengisi mana-mana jawatan kosong tetapi mendapat persetujuan BPO, JPA dan Pejabat Belanjawan Negara, Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu. Jika pelantikan dibenarkan, emolumen pegawai hendaklah dibayar di bawah peruntukan OS 29000.

32.  

Deskripsi Tugas

Deskripsi Tugas ialah satu ringkasan yang memberi gambaran yang menjelaskan jenis kerja dan tugas harian yang dijalankan oleh sesuatu jawatan tersebut.

33.  

Beban Tugas

Beban tugas ialah satu kumpulan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan dan perlu dilaksanakan pada tahap prestasi yang diharapkan mengikut penghuraian kerja sesuatu jawatan.

34.  

Kompleksiti Tugas

Ditakrifkan sebagai tahap kerumitan bagi melaksanakan sesuatu tugas. Kerumitan ini mungkin disebabkan oleh jenis tugas itu sendiri, keperluan-keperluan yang dimestikan bagi melaksanakan sesuatu tugas, kerjasama dan bantuan yang diperlukan untuk melaksanakannya, peralatan yang digunakan serta kemahiran yang diperlukan. Kebiasaanya kompleksiti tugas dikenal pasti melalui kaedah perbandingan.

35.  

Jawatan Gred Khas

Jawatan yang diwujudkan bagi mengiktiraf kepakaran dan pengalaman pegawai. Jawatan ini tidak bersifat pengurusan ataupun strategik.

Rujukan : Buku Maklumat Skim PerkhidmatanTahun 2022