Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009, pegawai yang perlu mengisi borang LNPK adalah seperti berikut:
a. Pegawai yang akan dipertimbangkan kenaikan pangkat setelah memangku sekurang-kurangnya 6 bulan. LNPK diperlukan dalam keadaan di mana LNPT tahun sebelumnya tidak menilai pegawai atas jawatan yang dipangku; dan b. Pegawai yang telah memangku melebihi 6 bulan dalam tahun semasa dan akan dipertimbangkan kenaikan pangkat sebelum urusan penilaian prestasi tahunan bagi tahun tersebut dilaksanakan pada hujung tahun.
Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2009, penentuan Pegawai Penilai (PP) dalam urusan LNPK adalah seperti berikut:
(i) PP perlu mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung dengan Pegawai Yang Dinilai (PYD); dan (ii) Tempoh penyeliaan tidak kurang daripada 6 bulan; dan (iii) Hanya memerlukan Pegawai Penilai Pertama (PPP) sahaja dalam menyediakan LNPK.
Wajaran markah LNPK ialah 20% jika digunakan bersama LNPT. Penetapan wajaran markah LNPT ialah 80% daripada markah keseluruhan bagi tiga tahun berturut-turut, di mana penetapan peratusan untuk setiap tahun ialah 20% bagi tahun pertama, 35% bagi tahun kedua dan 45% bagi tahun ketiga.
Penggunaan LNPK adalah untuk mendapatkan penilaian terkini berhubung prestasi semasa seseorang pegawai. LNPK diperlukan dalam keadaan di mana LNPT tahun sebelumnya tidak menilai pegawai atas jawatan semasa.
Boleh jika PPP dan PYD berada di gred hakiki yang sama tetapi wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana PYD bertanggungjawab secara langsung kepada PPP.
Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, tujuan pelaksanaan sistem penilaian prestasi di antaranya adalah seperti berikut:
a. Menentukan penempatan dan bidang kerjaya yang sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan dan kemajuan kerjaya pegawai; dan b. Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara.
Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, prinsip utama dalam melaksanakan penilaian prestasi adalah seperti berikut:
a. Pelaksanaan penilaian prestasi secara objektif, adil dan telus; b. Berasaskan kepada mutu penghasilan kerja dan tingkah laku PYD ke arah pencapaian objektif organisasi; dan c. Menggalakkan persaingan positif bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti.
Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 2002, syarat pemberian APC kepada seseorang pegawai adalah seperti berikut:
Genap setahun berkhidmat pada hari terakhir tahun penilaian; LNPT 85% dan lebih layak dipertimbangkan; dan Mengambil kira kegiatan dan sumbangan pegawai.
Jika pegawai dikenakan hukuman tatatertib tangguh pergerakan gaji atau turun gaji, pegawai tidak layak mendapat pergerakan gaji sepanjang tempoh hukuman.
Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, syarat untuk pegawai dipertimbangkan anjakan gaji pertama adalah seperti berikut:
Disahkan dalam perkhidmatan; Lulus Penilaian Tahap Kecekapan pada Aras IV; Berkhidmat tidak kurang 3 tahun; Mencapai tahap prestasi yang baik iaitu LNPT 80 peratus dan ke atas bagi tiga tahun berturut-turut; dan Diperakukan oleh Ketua Jabatan.
Manakala syarat untuk pegawai dipertimbangkan anjakan gaji kedua adalah seperti berikut:
Lulus Penilaian Tahap Kecekapan pada aras IV; Telah memperolehi anjakan gaji pertama tidak kurang daripada satu tahun; Mencapai tahap prestasi yang baik iaitu LNPT 80 peratus dan ke atas bagi tiga tahun berturut-turut; dan Diperakukan oleh Ketua Jabatan.
i. P.U.(A) 176 / 2005 : Peraturan-Peraturan Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam 1986; ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 : Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan - Lampiran A; iii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2005 : Pemantapan Penilaian Tahap Kecekapan; dan iv. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 : Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam
Boleh jika PPP dan PYD berada di gred hakiki yang sama tetapi wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana PYD bertanggungjawab secara langsung kepada PPP.